Notieren Sie nach einem Schaden in einer privaten Schadenakte, was passiert ist und welche Sachen betroffen sind. Halten Sie außerdem fest, welche Kosten anfallen und was Sie mit dem Versicherer besprechen. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Format gibt es nicht.
Melden Sie den Schaden unverzüglich, wenn das Versicherungsvertragsgesetz oder Ihr Vertrag es verlangt, und ergreifen Sie notwendige Sofortmaßnahmen. Die Dokumentation darf weder die Meldung noch die Schadenbegrenzung verzögern.
Was in die Akte gehört
Legen Sie für jeden Schaden eine eigene digitale oder Papierakte an. Halten Sie auf dem Deckblatt fest, wann und wo der Schaden entstanden ist oder entdeckt wurde, was betroffen ist und welche Versicherung Sie informiert haben. Notieren Sie auch die Vertrags- und Schadennummer, sobald Sie diese erhalten.
Eine klare Gliederung erleichtert später die Suche:
- Chronologie: Halten Sie mit Datum fest, wann Sie den Schaden entdeckt haben und wann Sofortmaßnahmen, Besichtigungen und Reparaturen stattfanden. Beschreiben Sie auch, wie der Schaden vermutlich entstanden ist.
- Fotos und Videos: Machen und speichern Sie Übersichts- und Detailaufnahmen, wenn das gefahrlos möglich ist, bevor Sie aufräumen oder beschädigte Sachen entsorgen.
- Schadensliste: Betroffene Gegenstände oder Gebäudeteile, Zustand und Beschädigung beschreiben. Anschaffungszeitpunkt und Wert ergänzen, soweit bekannt.
- Belege und Kosten: Rechnungen, Kostenvoranschläge, Reparaturaufträge und Zahlungsnachweise ablegen.
- Kommunikation: Meldungen, Briefe und E-Mails speichern. Bei Telefonaten Datum, Uhrzeit, Gesprächspartner und vereinbarte nächste Schritte notieren.
Trennen Sie in Ihren Notizen Beobachtungen von Vermutungen. Wenn Sie den Kaufpreis nicht belegen können, kennzeichnen Sie ihn als Schätzung. Bei bestimmten Unwetterschäden empfiehlt die Verbraucherzentrale, auch ohne Rechnung aufzuschreiben, wann Sie den Gegenstand gekauft haben und wie hoch sein ungefährer Neupreis war. Eine Schätzung sollte aber nicht wie ein belegter Wert erscheinen.
Fotos und Sofortmaßnahmen
Sichern Sie zuerst Menschen und Gefahrenstellen. Danach dokumentieren Sie den Schaden, soweit das ohne Risiko möglich ist. Bei einem Wasserschaden helfen zum Beispiel Aufnahmen des betroffenen Raums und einzelner beschädigter Gegenstände, bevor Sie mit dem Aufräumen beginnen. Die Verbraucherzentrale empfiehlt bei Hochwasser aussagekräftige Fotos und rät, den Versicherer zeitnah zu informieren.
Warten Sie für notwendige Maßnahmen nicht auf eine vollständige Dokumentation. Nach § 82 Versicherungsvertragsgesetz müssen Sie nach Möglichkeit dazu beitragen, den Schaden abzuwenden oder zu mindern. Dazu können je nach Lage etwa das Absperren einer Wasserleitung oder das Abdecken eines beschädigten Dachs gehören. Notieren Sie anschließend, was Sie wann und warum getan haben. Wenn eine beschädigte Sache aus Sicherheits- oder Hygienegründen entsorgt werden muss, halten Sie ihren Zustand vorher in Bildern fest, sofern das möglich ist.
Stimmen Sie größere Reparaturen und die Entsorgung beschädigter Sachen möglichst mit dem Versicherer ab. Die Verbraucherzentrale empfiehlt bei Wetter- und Gebäudeschäden, beschädigte Gegenstände nicht vorschnell wegzuwerfen und Handwerkeraufträge genau festzuhalten. Das ist eine praktische Empfehlung, keine allgemeine gesetzliche Formvorschrift. Bei akuter Gefahr hat die notwendige Sicherung Vorrang.
Meldungen und Gespräche festhalten
Nach § 30 Versicherungsvertragsgesetz müssen Sie den Versicherungsfall grundsätzlich unverzüglich melden, sobald Sie davon erfahren. Das Gesetz nennt dafür keine allgemeine Zahl von Tagen. Prüfen Sie zusätzlich die Bedingungen Ihrer Versicherung, denn sie können weitere Anforderungen enthalten.
Der Versicherer darf nach § 31 Versicherungsvertragsgesetz die Auskünfte verlangen, die er zur Prüfung des Versicherungsfalls und seiner Leistungspflicht benötigt. Belege darf er verlangen, wenn es Ihnen zuzumuten ist, sie zu beschaffen. Eine geordnete Akte erleichtert es, auf solche Fragen zu antworten; die erforderlichen Auskünfte und die Prüfung des Vertrags bleiben trotzdem nötig.
Bewahren Sie deshalb jede Schadensmeldung und jede Antwort auf. Bitten Sie bei wichtigen Absprachen am Telefon um eine schriftliche Bestätigung. Notieren Sie bei einem Gespräch den Namen des Ansprechpartners und die vereinbarten nächsten Schritte. Die Verbraucherzentrale empfiehlt diese Art der Dokumentation und bei Faxen das Aufbewahren des Sendeberichts.
Nachdem Sie den Schaden in Textform gemeldet haben, muss der Versicherer Sie auf die Voraussetzungen aus dem Vertrag hinweisen, die für Ihren Anspruch und die Fälligkeit der Leistung gelten. Er muss Sie auch über einzuhaltende Fristen informieren. Das regelt § 186 Versicherungsvertragsgesetz. Legen Sie ein solches Schreiben samt Eingangsdatum ab und notieren Sie die genannte Frist. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass fehlende Hinweise jede Frist bedeutungslos machen.
Wenn andere geschädigt wurden
Wenn Sie selbst einen Schaden verursacht haben und eine andere Person Ersatz verlangt, dokumentieren Sie auch deren Forderung und Ihre Antwort. Legen Sie Schreiben, Fotos, Kostenvoranschläge und Angaben zum behaupteten Hergang ab. Melden Sie den Anspruch Ihrem Haftpflichtversicherer nach den Vorgaben Ihres Vertrags und leiten Sie relevante Unterlagen weiter.
Eine eigene Akte hält fest, was geschehen ist und welche Informationen Sie erhalten haben. Sie entscheidet nicht, ob Sie rechtlich haften oder ob Ihr Vertrag den Schaden deckt. Bei Schadensersatzansprüchen legt § 249 Bürgerliches Gesetzbuch fest, welcher Geldbetrag nötig ist, um den früheren Zustand wiederherzustellen; Umsatzsteuer wird dabei nur berücksichtigt, soweit sie tatsächlich angefallen ist. Dieser Maßstab gilt nicht automatisch für die Leistung aus jeder Versicherung.
Was die Akte beweist
Eine zeitnahe, nachvollziehbare Dokumentation kann Ihre Darstellung stützen. Das Gericht berücksichtigt im Zivilprozess nach § 286 Zivilprozessordnung den gesamten Inhalt der Verhandlung und alle Beweise. § 287 Zivilprozessordnung regelt gesondert, wie das Gericht die Höhe des Schadens ermittelt. Fotos, Rechnungen und Gesprächsnotizen garantieren daher weder, dass jede Behauptung als bewiesen gilt, noch dass ein bestimmter Betrag erstattet wird.
Prüfen Sie außerdem, welche Versicherung für welchen Schaden zuständig ist. Hausrat, Gebäude und Kraftfahrzeug können unterschiedliche Verträge betreffen. Bei Hochwasser hängt der Versicherungsschutz zum Beispiel davon ab, ob Ihr Vertrag den passenden Zusatzbaustein für Elementarschäden enthält. Eine sorgfältige Akte schafft keinen Versicherungsschutz, der im Vertrag fehlt.
Unterlagen aufbewahren
Für eine private Schadenakte gibt es keine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 Bürgerliches Gesetzbuch drei Jahre. Wann sie beginnt, richtet sich im Normalfall nach § 199 Bürgerliches Gesetzbuch. Dabei kommt es unter anderem darauf an, wann Sie von den Umständen erfahren, aus denen der Anspruch entsteht. Diese Regeln sind keine pauschale Löschfrist für alle Schadenunterlagen.
Halten Sie die Akte mindestens so lange verfügbar, bis der Schaden abschließend reguliert und offene Fragen geklärt sind. Bei Streit, Personenschäden oder unklaren Ansprüchen sollten Sie Unterlagen nicht nach einer selbst gewählten Standardfrist löschen, sondern die konkrete Verjährung prüfen lassen. Sichern Sie digitale Dateien an einem geschützten Ort und geben Sie sensible Angaben nur an Personen weiter, die sie für die Schadenbearbeitung benötigen.
